Translation Disclaimer
BUILDING SERVICE 32BJ HEALTH FUND
(including the 32BJ Dental Center)
NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
Effective Date: February 16, 2026
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL
INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND
DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO
THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT
CAREFULLY.
This notice describes how the Building Service 32BJ Health Fund
(the Fund) protects your medical information and how the Fund
may use or disclose your medical information. The Fund is
required to provide this notice to you by the federal law known as
the Health Insurance Portability and Accountability Act, as
amended (HIPAA).
We must follow the privacy practices described in this notice
while it is in effect. We reserve the right to change our privacy
practices and the terms of this notice at any time, as long as law
permits the changes. We will notify you when we change this
notice. This new notice will be effective for all medical
information that we maintain, including medical information we
created or received before the changes were made.
Additionally, please know that the Fund is required by law to
maintain the privacy of your medical information, to give you this
notice regarding your rights, our privacy practices and legal duties
concerning your medical information, and to notify you upon a
breach of your unsecured medical information.
When we refer to medical information in this notice, we mean
information that is individually identifiable health information.
This includes demographic information collected from you or
created or received by a health care provider, a health plan, or a
health care clearinghouse.
This information relates to: (1) your past, present or future
physical or mental health or condition; (2) the provision of health
care to you; or (3) past, present or future payments for the
provision or health care to you.
Uses and Disclosures of Medical Information
This section provides you with a general description and
examples of the ways your medical information is used and
disclosed. The Fund’s uses and disclosures are not limited to these
examples.
Treatment:
Your medical information may be used or disclosed
to a physician or other health care provider in order for them to
provide you with treatment. Treatment means the provision,
coordination, or management of your health care.
For example:.
•
We may provide the name of your physician to a
hospital that is treating you.
•
We may share information about your condition with
your specialist.
Payment:
Your medical information may be used or disclosed:
•
For billing, claims management, collections, and
subrogation activities.
•
To pay claims from physicians, hospitals, and other
providers for services delivered to you that are covered
by the Fund.
•
To determine your eligibility for benefits.
•
To conduct risk management activities.
•
To coordinate benefits.
•
To determine medical necessity or appropriateness of
care.
•
To conduct utilization review activities and pre-
authorizations.
•
To obtain premiums.
•
To issue explanations of benefits to the person who
subscribes to the health plan in which you participate.
•
To a health care provider or entity so they can obtain
payment or engage in payment activities.
For example:
•
We may disclose your medical information to your
health care provider to determine whether a particular
surgery is medically necessary or to determine
whether the Fund will cover that surgery.
Health Care Operations:
Your medical information may be used
and disclosed in connection with our health care operations,
including:
•
Underwriting, premium rating, and other activities
relating to the creation, renewal, or replacement of
benefits coverage, but the Fund will not use or disclose
your genetic information.
•
Case management and care coordination.
•
Contacting healthcare providers and patients with
information about treatment alternatives, disease
management or wellness programs, and related
functions that do not include treatment.
•
Population-based activities relating to improving
health or reducing health care costs.
•
Quality assessment and improvement activities and
protocol development.
•
Reviewing the competence or qualifications of health
care professionals, evaluating practitioner and
provider performance, conducting training programs,
accreditation, certification, licensing, or credentialing
activities.
•
Conducting or arranging for medical review, legal
services, auditing, fraud and abuse detection, and
compliance programs.
•
Business planning and development.
•
Business management and general administrative
activities, including management activities relating to
privacy, customer service, and resolution of internal
grievances.
For example:
•
We may need to review your medical information as a
part of our efforts to uncover instances of health care
provider abuse and fraud.
Additional Disclosures:
Your medical information may be
disclosed:
•
To another entity that has a relationship with you for
their healthcare operations relating to quality
assessment and improvement activities, reviewing the
competence
or
qualifications
of
healthcare
professionals, or detecting or preventing healthcare
fraud and abuse.
•
To other persons or entities that provide services to us
(for example, assisting us in conducting our payment,
healthcare operations, and business activities). We
will not disclose your medical information to those
persons or entities unless they agree to keep it
protected, through written contract.
Health-Related Services:
Your medical information may be
used to send you appointment reminders or to communicate with
you regarding health-related products or services (or payment for
such products or services), that are provided by the Fund.
To the Board of Trustees:
We may disclose your medical information to the Fund’s
Board
of Trustees for purposes relating to payment and health care
operations and in connection with claim appeals. The Board of
Trustees may also receive your medical information to fulfill their
fiduciary duties.
To Your Family and Friends:
Your medical information may be disclosed to a family member,
friend, or other person to the extent necessary to help with your
healthcare or with payment for your health care. For example, if
a family member or a caregiver calls the Fund with prior
knowledge of a claim, the Fund may confirm if the claim has been
received and paid.
Your name, location, and general condition or death may be used
or disclosed to notify or assist in the notification of (including
identifying or locating) a person involved in your care.
We will generally provide you with an opportunity to object to
such uses or disclosures, unless such opportunity cannot
practically be provided because of your incapacity or an
emergency circumstance, in which case, based on professional
judgment, we decide that disclosing your medical information
would be in your best interest.
Disaster Relief:
We may use or disclose your medical
information to a public or private entity authorized by its charter
or by law to assist in disaster relief efforts.
We will generally provide you with an opportunity to object to
such uses or disclosures, unless such opportunity cannot
practically be provided because of your incapacity or an
emergency circumstance, in which case, based on professional
judgment, we decide that disclosing your medical information
would be in your best interest.
For the Public Benefit:
Your medical information may be used
or disclosed as authorized by law for the following purposes:
•
As required by law
. The Fund may disclose your
medical information to a person or entities as required
to do so by federal, state, or local law. For example,
the Fund may disclose your medical information when
required by national security laws or public health
disclosure laws.
•
For public health activities
. The Fund may disclose
your medical information for public health and safety
purposes to a public health authority that is permitted
by law to collect or receive the information. If directed
by the public health authority, the Fund may also
disclose your medical information to a foreign
government agency that is collaborating with the
public health authority. For example, your medical
information may be used or disclosed for the purpose
of preventing or controlling disease (including
communicable diseases), injury, or disability.
•
In connection with an FDA-regulated product or
activity.
The Fund may disclose your medical
information to a person subject to the jurisdiction of
the Food and Drug Administration (“FDA”) with
respect to an FDA-regulated product or activity for
which that person has responsibility, for the purpose
of activities related to the quality, safety, or
effectiveness of such FDA-regulated product or
activity.
•
To report abuse, neglect, or domestic violence
. The
Fund may disclose your medical information to any
public health authority authorized by law to receive
information about child abuse or neglect. In addition,
the Fund may disclose your medical information to a
governmental entity or agency authorized by law to
receive reports about abuse, neglect, or domestic
violence if the Fund reasonably believes that you have
been a victim of abuse, neglect, or domestic violence.
In this case, the disclosure will be made consistent
with the requirements of applicable law. The Fund will
inform you that such a disclosure has been or will be
made unless that notice will place you at risk of serious
harm or that notice will go to a personal representative
who is believed to be responsible for the abuse,
neglect, or violence.
•
To health oversight agencies
. The Fund may disclose
your medical information to health oversight agencies
for activities authorized by law, such as audits,
investigations, inspections, and legal actions.
Oversight agencies seeking this information include
government agencies that oversee the health care
system, government benefit programs, other
government regulatory programs, and civil rights
laws.
•
In response to court and administrative orders and
other lawful processes
. The Fund may share your
medical information in response to a court or
administrative order so long as the Fund shares only
the medical information expressly authorized by the
order. The Fund may also disclose your medical
information under certain conditions in response to a
subpoena, discovery request, or other lawful process
by someone involved in a legal dispute, but only if
reasonable efforts have been made to tell you about the
request and give you an opportunity to object to the
disclosure or to seek a qualified protective order.
•
To law enforcement officials
. The Fund may disclose
your medical information to federal, state, and local
law enforcement officials if requested by law
enforcement as part of certain law enforcement
activities (for example, concerning crime victims,
suspicious deaths, crimes on our premises, reporting
crimes in emergencies, and for purposes of identifying
or locating a suspect or other person).
•
To the U.S. Department of Health and Human
Services.
The Fund may disclose your medical
information to the Secretary of the U.S. Department of
Health and Human Services when the Secretary is
investigating or determining the Fund
’s compliance
with federal regulations.
•
To coroners, medical examiners, and funeral
directors
. The Fund may disclose your medical
information to a coroner or medical examiner for
identification purposes or for determining a cause of
death, or other duties authorized by law. In addition,
the Fund may disclose your medical information to
funeral directors, as authorized by law, to carry out
their duties. The Fund may also disclose medical
information in reasonable anticipation of death.
•
To organ procurement organizations
. If you are an
organ donor, the Fund may release your medical
information to organizations that handle organ
procurement or organ, eye, or tissue transplantation or
to an organ donation bank to facilitate organ or tissue
donation and transplantation.
•
To avert a serious threat to health or safety
.
Consistent with applicable laws, the Fund may
disclose your medical information to someone able to
help prevent a serious threat to your health and safety,
or the health and safety of the public or another person
if the Fund believes in good faith that the disclosure is
necessary to prevent or lessen a serious and imminent
threat to your health and safety or the health and safety
of the public or another person. For example, the Fund
may disclose your medical information in a
proceeding regarding the licensure of a physician.
•
In connection with certain research activities
. The
Fund may disclose your medical information to
researchers when their research has been approved by
an institutional review board or privacy board that has
established protocols to ensure the privacy of your
medical information and certain other requirements
are met.
•
To the military and to federal officials for lawful
intelligence, counterintelligence, and national
security activities
. If you are a member of the armed
forces, the Fund may disclose your medical
information for activities deemed necessary by
appropriate military command authorities, or to a
foreign military authority if you are a member of that
foreign military service. The Fund may also use or
disclose your medical information to authorized
federal officials to conduct lawful intelligence,
counterintelligence, or other national security
activities, including the protection of the president.
•
To correctional institutions regarding inmates
. If you
are an inmate of a correctional institution or are in the
custody of a law enforcement official, the Fund may
disclose your medical information to the correctional
institution or law enforcement official if the medical
information is necessary (1) for the institution to
provide you with health care; (2) to protect your health
and safety or the health and safety of others; or (3) for
the safety and security of the correctional institution.
•
As authorized by state workers’ compensation law
.
The Fund may disclose your medical information to
persons as authorized by and to the extent necessary to
comply with laws relating to workers’
compensation
or other similar programs, established by law, that
provide benefits for work-related injuries or illness
without regard to fault.
•
To provide legally required notices of unauthorized
access to or disclosure of your health information.
•
To your personal representative.
The Fund may
disclose your medical information to your personal
representative in accordance with applicable state law
(for example, to parents of unemancipated children
under 18, to those persons with unlimited powers of
attorney or health care proxies, etc.) and HIPAA. In
addition, you may authorize a personal representative
to receive your medical information and to act on your
behalf.
Your Written Authorization Is Required:
All other uses and
disclosures of your medical information that are not described
above will only be made with your written authorization. For
example, the Fund is required to obtain your written authorization
for any use and disclosure of your medical health information for
marketing and for any sale of your medical information.
In addition, except for certain narrow exceptions permitted by law
(such as legal defense in a proceeding you bring against the Fund),
the Fund
will not use or disclose any mental health professional’s
psychotherapy notes without your prior written authorization.
Further, the Fund will not use or disclose s
ubstance use disorder
treatment records received from programs subject to 42 CFR Part
2, or testimony relaying the content of such records, in civil,
criminal, administrative, or legislative proceedings against you
unless you provide written consent, or there is a court order. The
records may only be used or disclosed based on a court order after
notice and an opportunity to be heard is provided to you or the
holder of the record, as provided in 42 CFR Part 2. A court order
authorizing use or disclosure must be accompanied by a subpoena
or other legal requirement compelling disclosure before the
requested record is used or disclosed.
You may give us written authorization to use or to disclose your
medical information to anyone for any purpose. You may revoke
your authorization at any time by sending a written revocation to
the Fund. However, your revocation will not affect any use or
disclosure prior to your revocation.
Substance Use Disorder Treatment Records
If the Fund receives substance use disorder treatment records
pursuant to your consent for all future uses and disclosures of such
records for treatment, payment, or health care operations, the
Fund may use and disclose those records for the purposes of
treatment, payment, or health care operations, until the Fund
receives notice that you have revoked your consent in writing. In
addition, the Fund may further disclose such records in
accordance with HIPAA, except for uses and disclosures for civil,
criminal, administrative, and legislative proceedings against you.
Genetic Information
The Fund is prohibited by law from using or disclosing medical
information that is genetic information for underwriting purposes.
Generally, genetic information involves information about
differences in a person’s DNA that could increase or decrease
their chance of getting a disease (for example, diabetes, heart
disease, cancer,
or Alzheimer’s disease).
Additional Special Protections
Additional special privacy protections, under federal or state law,
may apply to certain sensitive information, such as genetic
information, HIV-related information, alcohol and substance use
treatment information, and mental health information. If you have
questions or would like more information, please contact the
Privacy Officer at the address or phone number listed below.
Redisclosure
Medical information disclosed in accordance with this notice may
be subject to redisclosure by the recipient and may no longer be
protected by HIPAA.
Your Individual Rights
Access to, and Copies of, Your Information:
You have the right
to inspect or obtain a copy of the medical information about you
that is contained in a “designated record set” except for
psychotherapy notes and certain other information. A “designated
record set” generally contains medical and billi
ng records as well
as other records that are maintained by or for us or used by or for
us to make decisions about you.
You should submit your request in writing and provide us with
the specific information we need in order to fulfill your request
(i.e., the specific information requested and the form you want to
receive the information).
We reserve the right to charge a reasonable fee for the cost of
producing and mailing the copies to you, should you choose not
to receive them in an electronic format. In certain situations, we
may deny your request to inspect or obtain a copy of the requested
information. If we deny your request, we will notify you in
writing, which will include the basis for the denial, a description
of how you may exercise your review rights, and a description of
how you may complain to the Fund or the U.S. Department of
Health and Human Services.
Accounting of Disclosures:
You have the right to receive a list
of instances in which we disclosed your medical information for
purposes other than treatment, payment, health care operations, or
those authorized by you as well as for certain other activities that
occurred up to six years before the date of your request. Any list
we send you will include the date(s) of the disclosure, to whom it
was made, their address, if known, a brief description of the
information disclosed, and the purpose of the disclosure. If you
request this accounting list more than once in a 12-month period,
we may charge you a reasonable administrative fee for these
additional requests.
To request this list, you must submit your request in writing to the
Fund. Your request must state the time period for which you want
to receive a list of disclosures, which shall be no more than six
years from the date on which the list is requested. Your request
should indicate in what form you want the list (for example, on
paper or electronically).
Restrictions on Use or Disclosure:
You have the right to request
that we restrict the use or disclosure of your medical information
in connection with treatment, payment, and health care
operations. You also have the right to request that we restrict
disclosure to persons involved in your health care or payment for
your health care. You should submit your request in writing, and
your request should include: (1) what information you want to
limit; (2
) whether you want to limit the Fund’s use, disclosure, or
both; and (3) to whom you want the limit(s) to apply (for example,
your spouse). We will review your request, but we are not
required to comply with it, unless (1) the disclosure is not
otherwise required by law; and (2) the medical information
pertains solely to a health care item or service that has been paid
in full by someone other than the Fund. If the Fund does agree to
the request, the Fund will not use or disclose your medical
information in violation of that restriction unless it is needed to
provide emergency treatment, or the Fund terminates the
restriction with or without your agreement. If you do not agree to
the termination, the restriction will continue to apply to medical
information created or received prior to the Fund’s notice to you
of the Fund’s termination of the restriction.
Confidential Communication:
You have the right to request that
we communicate with you about your medical information by
different means or at a different location. You must make your
request in writing and specify the new means or location of
contact. We must accommodate your request if it includes a
statement that disclosures using the Fund’s regular
communication could endanger you, if your request is reasonable.
Amending Your Medical Information:
If you believe the
medical information contained in your “designated record set” is
not correct or complete, you have the right to request that we
amend it. Your request should be in writing and it should explain
why the information should be changed. If we make the
amendment, we will notify you. In addition, if we make the
change, we will make reasonable efforts to inform others,
including people you name, of the amendment and to include the
change in any future disclosures of that information.
If your request is denied, you will be notified in writing of the
reason for the denial and the letter will explain how to file a
written statement of disagreement. The Fund has the option to
rebut your request. You have the right to ask that your original
request, our denial, and your statement of disagreement be
included with any future disclosures of your information.
Additional Copies, Questions, or Complaints
Requests for Additional Copies and Questions Regarding
Privacy and Individual Rights:
•
You may request a copy of this notice at any time.
•
You may request more detailed information about
your rights and privacy protections or learn how to
exercise those individual rights as described in this
notice.
•
You may request a copy of this notice translated into
another language.
•
If you received this notice electronically, you may
request a paper copy.
Please contact Member Services or write to us at:
Building Service 32BJ Health Fund
25 West 18th Street
New York, NY 10011-4676
Attn: Member Services
1-800-551-3225
Requests/Complaints:
To ask for an accounting of disclosures,
restrict the use or disclosure of your medical information, request
an amendment to your medical information, request access to, or
copies of, your medical information, or request confidential
communication, or if you believe that the Fund has violated your
privacy right, write to our Privacy Officer at:
Building Service 32BJ Health Fund
25 West 18th Street
New York, NY 10011-4676
Attn: Privacy Officer
1-800-551-3225
You also may file a complaint with the Secretary of the U.S.
Department of Health and Human Services if you believe your
privacy rights have been violated. Complaints filed directly with
the Secretary must: (1) Be in writing; (2) contain the name of the
entity against which the complaint is lodged; (3) describe the
relevant problem; and (4) be filed within 180 days of the time you
become or should have become aware of the problem. We will
provide you with this address upon request. We will not retaliate
in any way if you choose to file a complaint with us or with U.S.
Department of Health and Human Services. We support your right
to the privacy of your medical information.
BUILDING SERVICE 32BJ HEALTH FUND
(incluido el Centro Dental 32BJ)
AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Fecha de entrada en vigencia: 16 de febrero de 2026
ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y
DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO
PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.
REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.
Este aviso describe cómo el Building Service 32BJ Health Fund
(el Fondo) protege su información médica y cómo puede usarla o
divulgarla. El Fondo está obligado a proporcionarle este aviso
según la ley federal conocida como Ley de Portabilidad y
Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), según sus
modificaciones.
Debemos seguir las prácticas de privacidad descritas en este aviso
mientras esté vigente. Nos reservamos el derecho de cambiar
nuestras prácticas de privacidad y los términos de este aviso en
cualquier momento, siempre que la ley permita los cambios. Le
notificaremos cuando cambiemos este aviso. Este nuevo aviso
entrará en vigencia para toda la información médica que
conservamos, incluida la información médica que creamos o
recibimos antes de que se realizaran los cambios.
Además, tenga en cuenta que el Fondo está obligado por ley a
mantener la privacidad de su información médica, a brindarle este
aviso sobre sus derechos, nuestras prácticas de privacidad y
obligaciones legales con respecto a su información médica, y a
notificarle en caso de una violación de su información médica no
segura.
Cuando nos referimos a información médica en este documento,
nos referimos a información que es información de salud
individualmente identificable. Esto incluye información
demográfica recopilada de usted o creada o recibida por un
proveedor de atención médica, un plan de salud o un centro de
distribución sobre atención médica.
Esta información se relaciona con lo siguiente: (1) su salud o
afección física o mental pasada, presente o futura; (2) la
prestación de atención médica a usted; o (3) pagos pasados,
presentes o futuros por la prestación de atención médica a usted.
Usos y divulgaciones de información médica
Esta sección le proporciona una descripción general y ejemplos
de las formas en que se utiliza y divulga su información médica.
Los usos y divulgaciones del Fondo no se limitan a estos
ejemplos.
Tratamiento:
Su información médica puede ser utilizada o
divulgada a un médico u otro proveedor de atención médica para
que le brinden tratamiento. El tratamiento significa la provisión,
coordinación o gestión de su atención médica.
Por ejemplo:
•
Podemos proporcionar el nombre de su médico a un
hospital que lo esté tratando.
•
Podemos compartir información sobre su afección con
su especialista.
Pago:
Su información médica puede ser utilizada o divulgada
para lo siguiente:
•
Actividades de facturación, gestión de reclamaciones,
cobros y subrogación.
•
Pagar reclamaciones de médicos, hospitales y otros
proveedores por servicios prestados a usted que están
cubiertos por el Fondo.
•
Determinar su elegibilidad para recibir beneficios.
•
Realizar actividades de gestión de riesgos.
•
Coordinar beneficios.
•
Determinar la necesidad médica o la idoneidad de la
atención.
•
Realizar actividades de revisión de utilización y
preautorizaciones.
•
Obtener primas.
•
Emitir explicaciones de beneficios a la persona
suscrita al plan de salud en el que usted participa.
•
A un proveedor o entidad de atención médica para que
puedan obtener el pago o participar en actividades de
pago.
Por ejemplo:
•
Podemos divulgar su información médica a su
proveedor de atención médica para determinar si una
cirugía en particular es médicamente necesaria o para
determinar si el Fondo cubrirá esa cirugía.
Operaciones de atención médica:
Su información médica puede
ser utilizada y divulgada en relación con nuestras operaciones de
atención médica, incluidas las siguientes:
•
Suscripción, calificación de primas y otras actividades
relacionadas con la creación, la renovación o el
reemplazo de la cobertura de beneficios, pero el Fondo
no utilizará ni divulgará su información genética.
•
Gestión de casos y coordinación de atención.
•
Comunicarse con proveedores de atención médica y
pacientes con información sobre alternativas de
tratamiento, manejo de enfermedades o programas de
bienestar y funciones relacionadas que no incluyen
tratamiento.
•
Actividades de base poblacional relacionadas con la
mejora de la salud o la reducción de los costos de
atención médica.
•
Actividades de evaluación y mejora de la calidad y
desarrollo de protocolos.
•
Revisar la competencia o las calificaciones de los
profesionales de atención médica, evaluar el
desempeño de los profesionales y proveedores,
realizar programas de capacitación, acreditación,
certificación, licencia o actividades de credenciales.
•
Realizar u organizar revisiones médicas, servicios
legales, auditorías, detección de fraude y abuso y
programas de cumplimiento.
•
Planificación y desarrollo empresarial.
•
Gestión empresarial y actividades administrativas
generales, incluidas actividades de gestión
relacionadas con la privacidad, el servicio al cliente y
la resolución de quejas internas.
Por ejemplo:
•
Es posible que necesitemos revisar su información
médica como parte de nuestros esfuerzos para
descubrir casos de abuso y fraude por parte de
proveedores de atención médica.
Divulgaciones adicionales:
Su información médica puede ser
divulgada a las siguientes personas:
•
A otra entidad que tenga una relación con usted para
sus operaciones de atención médica relacionadas con
actividades de evaluación y mejora de la calidad,
revisión de la competencia o calificaciones de los
profesionales de atención médica, o detección o
prevención de fraude y abuso en la atención médica.
•
A otras personas o entidades que nos prestan servicios
(por ejemplo, nos ayudan a realizar nuestros pagos,
operaciones de atención médica y actividades
comerciales). No divulgaremos su información
médica a aquellas personas o entidades a menos que
acepten mantenerla protegida mediante un contrato
escrito.
Servicios relacionados con la salud:
Su información médica
puede usarse para enviarle recordatorios de citas o para
comunicarnos con usted con respecto a productos o servicios
relacionados con la salud (o el pago de dichos productos o
servicios) que proporciona el Fondo.
A la Junta de fideicomiso:
Podemos divulgar su información médica a la Junta de
fideicomiso del Fondo para fines relacionados con pagos y
operaciones de atención médica y en conexión con apelaciones de
reclamaciones. La Junta de fideicomiso también puede recibir su
información médica para cumplir con sus deberes fiduciarios.
A su familia y amigos:
Su información médica puede ser divulgada a un familiar, amigo
u otra persona en la medida que sea necesario para ayudar con su
atención médica o con el pago de su atención médica. Por
ejemplo, si un familiar o un cuidador llama al Fondo con
conocimiento previo de un reclamo, el Fondo puede confirmar si
el reclamo ha sido recibido y pagado.
Su nombre, ubicación y condición general o muerte pueden usarse
o divulgarse para notificar o ayudar en la notificación (incluida la
identificación o localización) de una persona involucrada en su
cuidado.
Generalmente le brindaremos la oportunidad de oponerse a dichos
usos o divulgaciones, a menos que dicha oportunidad no pueda
brindarse prácticamente debido a su incapacidad o una
circunstancia de emergencia, en cuyo caso, con base en nuestro
criterio profesional, decidimos que divulgar su información
médica sería lo mejor para usted.
Socorro ante catástrofes:
Podemos usar o divulgar su
información médica a una entidad pública o privada autorizada
por sus estatutos o por ley para ayudar en los esfuerzos de socorro
ante desastres.
Generalmente le brindaremos la oportunidad de oponerse a dichos
usos o divulgaciones, a menos que dicha oportunidad no pueda
brindarse prácticamente debido a su incapacidad o una
circunstancia de emergencia, en cuyo caso, con base en nuestro
criterio profesional, decidimos que divulgar su información
médica sería lo mejor para usted.
Beneficio público:
Su información médica puede ser utilizada
o divulgada según lo autorizado por la ley para los siguientes
fines:
•
Según lo exija la ley
. El Fondo puede divulgar su
información médica a una persona o entidad según lo
requiera la ley federal, estatal o local. Por ejemplo, el
Fondo puede divulgar su información médica cuando
lo requieran las leyes de seguridad nacional o las leyes
de divulgación de salud pública.
•
Para actividades de salud pública
. El Fondo puede
divulgar su información médica para fines de salud y
seguridad públicas a una autoridad de salud pública
que esté autorizada por ley a recopilar o recibir la
información. Si así lo indica la autoridad de salud
pública, el Fondo también puede divulgar su
información médica a una agencia de un gobierno
extranjero que colabore con la autoridad de salud
pública. Por ejemplo, su información médica puede
usarse o divulgarse con el propósito de prevenir o
controlar enfermedades (incluidas las enfermedades
transmisibles), lesión o discapacidad.
•
En relación con un producto o actividad regulados
por la FDA.
El Fondo puede divulgar su información
médica a una persona sujeta a la jurisdicción de la
Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA)
con respecto a un producto o actividad regulados por
la FDA por los cuales esa persona es responsable, con
el propósito de actividades relacionadas con la calidad,
seguridad o eficacia de dicho producto o actividad
regulados por la FDA.
•
Para denunciar abuso, negligencia o violencia
doméstica
. El Fondo puede divulgar su información
médica a cualquier autoridad de salud pública
autorizada por ley para recibir información sobre
abuso o negligencia infantil. Además, puede divulgar
su información médica a una entidad o agencia
gubernamental autorizada por la ley para recibir
informes sobre abuso, negligencia o violencia
doméstica si el Fondo cree razonablemente que usted
ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia
doméstica. En este caso, la divulgación se realizará de
conformidad con los requisitos de la legislación
aplicable. El Fondo le informará que tal divulgación
se ha realizado o se realizará a menos que dicha
notificación lo ponga en riesgo de sufrir daños graves
o que dicha notificación se envíe a un representante
personal que se crea que es responsable del abuso,
negligencia o violencia.
•
A agencias de supervisión sanitaria
. El Fondo puede
divulgar su información médica a agencias de
supervisión sanitaria para actividades autorizadas por
la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones
y acciones legales. Las agencias de supervisión que
buscan esta información incluyen agencias
gubernamentales que supervisan el sistema de
atención médica, los programas de beneficios
gubernamentales, otros programas regulatorios
gubernamentales y las leyes de derechos civiles.
•
En respuesta a órdenes judiciales y administrativas y
otros procesos legales
. El Fondo puede compartir su
información médica en respuesta a una orden judicial
o administrativa, siempre que el Fondo comparta
únicamente la información médica expresamente
autorizada por la orden. El Fondo también puede
divulgar su información médica bajo ciertas
condiciones en respuesta a una citación, solicitud de
descubrimiento u otro proceso legal por parte de
alguien involucrado en una disputa legal, pero solo si
se han realizado esfuerzos razonables para informarle
sobre la solicitud y darle la oportunidad de objetar la
divulgación o buscar una orden de protección
calificada.
•
A los funcionarios de la ley
. El Fondo puede divulgar
su información médica a funcionarios de la ley a nivel
federal, estatal y local si así lo solicitan las autoridades
como parte de ciertas actividades de aplicación de la
ley (por ejemplo, relativo a víctimas de delitos,
muertes sospechosas, delitos en nuestras instalaciones,
denuncia de delitos en emergencias y con el fin de
identificar o localizar a un sospechoso u otra persona).
•
Al Departamento de Salud y Servicios Humanos de
los Estados Unidos.
El Fondo puede divulgar su
información médica al Secretario del Departamento de
Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. cuando el
Secretario esté investigando o determinando el
cumplimiento del Fondo con las regulaciones
federales.
•
A los médicos forenses, legistas y directores de
funerarias
. El Fondo puede divulgar su información
médica a un médico legista o forense para fines de
identificación o para determinar la causa de muerte u
otros deberes autorizados por la ley. Además, el Fondo
podrá divulgar su información médica a directores de
funerarias, según lo autorice la ley, para llevar a cabo
sus funciones. El Fondo también podrá revelar
información médica con una previsión razonable de la
muerte.
•
A las organizaciones de obtención de órganos
. Si
usted es donante de órganos, el Fondo puede divulgar
su información médica a organizaciones que manejan
la obtención de órganos o el trasplante de órganos,
ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos
para facilitar la donación y el trasplante de órganos o
tejidos.
•
Para evitar una amenaza grave a la salud o a la
seguridad
. De conformidad con las leyes aplicables, el
Fondo puede divulgar su información médica a
alguien que pueda ayudar a prevenir una amenaza
grave a su salud y seguridad, o la salud y seguridad del
público u otra persona, si el Fondo cree de buena fe
que la divulgación es necesaria para prevenir o
disminuir una amenaza grave e inminente a su salud y
seguridad o a la salud y seguridad del público u otra
persona. Por ejemplo, el Fondo puede divulgar su
información médica en un procedimiento relacionado
con la acreditación de un médico.
•
En relación con determinadas actividades de
investigación
. El Fondo puede divulgar su
información médica a investigadores cuando su
investigación haya sido aprobada por una junta de
revisión institucional o una junta de privacidad que
haya establecido protocolos para garantizar la
privacidad de su información médica y se cumplan
ciertos otros requisitos.
•
A los militares y a los funcionarios federales para
actividades legales de inteligencia,
contrainteligencia y seguridad nacional
. Si usted es
afiliado de las fuerzas armadas, el Fondo puede
divulgar su información médica para actividades que
las autoridades de comando militar correspondientes
consideren necesarias, o a una autoridad militar
extranjera si usted es afiliado de ese servicio militar
extranjero. El Fondo también puede usar o divulgar su
información médica a funcionarios federales
autorizados para realizar actividades legales de
inteligencia, contrainteligencia u otras actividades de
seguridad nacional, incluida la protección del
presidente.
•
A las instituciones penitenciarias respecto de los
reclusos
. Si usted es un recluso de una institución
correccional o está bajo la custodia de un funcionario
de la ley, el Fondo puede divulgar su información
médica a la institución penitenciaria o al funcionario
de la ley si la información médica es necesaria (1) para
que la institución le brinde atención médica; (2) para
proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de
otros; o (3) para la seguridad y protección de la
institución penitenciaria.
•
Según lo autorizado por la ley de indemnización por
accidentes y enfermedades laborales del estado
. El
Fondo puede divulgar su información médica a
personas autorizadas y en la medida que sea necesario
para cumplir con las leyes relacionadas con la
indemnización por accidentes y enfermedades
laborales u otros programas similares, establecidos por
ley, que brindan beneficios por lesiones o
enfermedades relacionadas con el trabajo sin importar
la culpa.
•
Proporcionar avisos legalmente requeridos sobre
acceso no autorizado o divulgación de su
información médica.
•
A su representante personal.
El Fondo puede divulgar
su información médica a su representante personal de
conformidad con la ley estatal aplicable (por ejemplo,
a los padres de niños no emancipados menores de 18
años, a aquellas personas con poderes notariales
ilimitados o apoderados de atención médica, etc.) e
HIPAA. Además, puede autorizar a un representante
personal para recibir su información médica y actuar
en su nombre.
Se requiere su autorización por escrito:
Todos los demás usos
y divulgaciones de su información médica que no estén descritos
anteriormente solo se realizarán con su autorización por escrito.
Por ejemplo, el Fondo debe obtener su autorización por escrito
para cualquier uso y divulgación de su información médica de
salud con fines de comercialización y para cualquier venta de su
información médica.
Además, salvo ciertas excepciones limitadas permitidas por la ley
(como la defensa legal en un procedimiento que usted inicie
contra el Fondo), el Fondo no utilizará ni divulgará las notas de
psicoterapia de ningún profesional de salud mental sin su
autorización previa por escrito.
Además, el Fondo no utilizará ni divulgará
registros de
tratamiento de trastornos por uso de sustancias recibidos de
programas sujetos a la Parte 2 del Título 42 del Código de
Regulaciones Federales (CFR), ni testimonios que transmitan el
contenido de dichos registros, en procedimientos civiles, penales,
administrativos o legislativos en su contra, a menos que
proporcione su consentimiento por escrito o exista una orden
judicial. Los registros solo se pueden usar o divulgar con base en
una orden judicial después de que se le notifique y se le brinde a
usted o al titular del registro la oportunidad de ser escuchado,
como se establece en la Parte 2 del Título 42 del CFR. Una orden
judicial que autorice el uso o la divulgación debe estar
acompañada de una citación u otro requisito legal que imponga la
divulgación antes de que se use o divulgue el registro solicitado.
Puede darnos autorización por escrito para usar o divulgar su
información médica a cualquier persona y para cualquier
propósito. Podrá revocar su autorización en cualquier momento
enviando una revocación por escrito al Fondo. Sin embargo, su
revocación no afectará ningún uso o divulgación anterior a su
revocación.
Registros de tratamiento de trastornos por consumo de
sustancias
Si el Fondo recibe registros de tratamiento de trastornos por uso
de sustancias de conformidad con su consentimiento para todos
los usos y divulgaciones futuros de dichos registros para
tratamiento, pago u operaciones de atención médica, el Fondo
puede usar y divulgar esos registros para fines de tratamiento,
pago u operaciones de atención médica, hasta que el Fondo reciba
notificación de que ha revocado su consentimiento por escrito.
Además, el Fondo podrá divulgar aún más dichos registros de
conformidad con la Ley HIPAA, excepto para usos y
divulgaciones para procedimientos civiles, penales,
administrativos y legislativos en su contra.
Información genética
La ley prohíbe al Fondo utilizar o divulgar información médica
que sea información genética para fines de suscripción.
Generalmente, la información genética implica información sobre
las diferencias en el ADN de una persona que podrían aumentar o
disminuir su probabilidad de contraer una enfermedad (por
ejemplo, diabetes, enfermedad cardíaca, cáncer o enfermedad de
Alzheimer).
Protecciones especial adicionales
Es posible que se apliquen protecciones especiales de privacidad
adicionales, bajo la ley federal o estatal, a cierta información
confidencial, como información genética, información
relacionada con el VIH, información sobre tratamientos por
consumo de alcohol y sustancias, e información sobre salud
mental. Si tiene preguntas o desea más información, comuníquese
con el Oficial de Privacidad a la dirección o al número de teléfono
que figuran a continuación.
Nuevas divulgaciones
La información médica divulgada de conformidad con este aviso
puede estar sujeta a nueva divulgación por parte del destinatario
y es posible que ya no esté protegida por la Ley HIPAA.
Sus derechos individuales
Acceso a la información y copias de la información:
Tiene
derecho a inspeccionar u obtener una copia de la información
médica sobre usted que se encuentra en un “conjunto de registros
designado”, excepto las notas de psicoterapia y cierta otra
información. Un “conjunto de registros designado” generalmente
contiene registros médicos y de facturación, así como otros
registros que mantenemos o utilizamos para nosotros para tomar
decisiones sobre usted.
Debe presentar su solicitud por escrito y proporcionarnos la
información específica que necesitamos para cumplir con su
solicitud (es decir, la información específica solicitada y la forma
en que desea recibir la información).
Nos reservamos el derecho de cobrar una tarifa razonable por el
costo de producción y envío de las copias, si decide no recibirlas
en formato electrónico. En determinadas situaciones, podemos
denegar su solicitud de inspeccionar u obtener una copia de la
información solicitada. Si denegamos su solicitud, se lo
notificaremos por escrito, lo que incluirá el fundamento de la
denegación, una descripción de cómo puede ejercer sus derechos
de revisión y una descripción de cómo puede presentar una queja
ante el Fondo o el Departamento de Salud y Servicios Humanos
de los EE. UU.
Registro de divulgaciones:
Usted tiene derecho a recibir una lista
de las instancias en las que divulgamos su información médica
para fines distintos al tratamiento, pago, operaciones de atención
médica o aquellos autorizados por usted, así como para ciertas
otras actividades que ocurrieron hasta seis años antes de la fecha
de su solicitud. Cualquier lista que le enviemos incluirá la(s)
fecha(s) de la divulgación, a quién se realizó, su dirección, si se
conoce, una breve descripción de la información divulgada y el
propósito de la divulgación. Si solicita esta lista de registro más
de una vez en un período de 12 meses, es posible que le cobremos
una tarifa administrativa razonable por estas solicitudes
adicionales.
Para solicitar esta lista, deberá presentar su solicitud por escrito al
Fondo. Su solicitud deberá indicar el período durante el cual desea
recibir una lista de divulgaciones, el cual no deberá ser mayor a
seis años a partir de la fecha en que se solicita la lista. Su solicitud
debe indicar en qué formato desea la lista (por ejemplo, en papel
o en formato electrónico).
Restricciones de uso o divulgación:
Tiene derecho a solicitar
que restrinjamos el uso o la divulgación de su información médica
en relación con el tratamiento, el pago y las operaciones de
atención médica. También tiene derecho a solicitar que
restrinjamos la divulgación a las personas involucradas en su
atención médica o en el pago de su atención médica. Debe
presentar su solicitud por escrito y debe incluir lo siguiente: (1)
qué información desea limitar; (2) si desea limitar el uso o la
divulgación del Fondo, o ambos; y (3) a quién desea que se
apliquen los límites (por ejemplo, su cónyuge). Revisaremos su
solicitud, pero no estamos obligados a cumplirla, a menos que (1)
la divulgación no sea requerida por ley; y (2) la información
médica se refiera únicamente a un artículo o servicio de atención
médica que haya sido pagado en su totalidad por alguien que no
sea el Fondo. Si el Fondo acepta la solicitud, no utilizará ni
divulgará su información médica en violación a esa restricción, a
menos que sea necesario para brindar tratamiento de emergencia,
o que el Fondo finalice la restricción con o sin su consentimiento.
Si no está de acuerdo con la terminación, la restricción seguirá
aplicándose a la información médica creada o recibida antes de
que el Fondo le notificara sobre la terminación de la restricción.
Comunicación confidencial:
Tiene derecho a solicitar que nos
comuniquemos con usted sobre su información médica por
medios diferentes o en una ubicación diferente. Usted deberá
realizar su solicitud por escrito y especificar el nuevo medio o
lugar de contacto. Debemos atender su solicitud si incluye una
declaración de que las divulgaciones realizadas mediante la
comunicación regular del Fondo podrían ponerlo en peligro, si su
solicitud es razonable.
Modificación de su información médica:
Si cree que la
información médica contenida en su “conjunto de registros
designado” no es correcta o completa, tiene derecho a solicitar
que la modifiquemos. Su solicitud debe ser por escrito y debe
explicar por qué hay que cambiar la información. Si realizamos la
modificación, se lo notificaremos. Además, si realizamos el
cambio, haremos esfuerzos razonables para informar a otras
personas, incluidas las personas que usted nombre, sobre la
modificación y para incluir el cambio en cualquier divulgación
futura de esa información.
Si su solicitud es rechazada, se le notificará por escrito el motivo
de la denegación y en la carta se le explicará cómo presentar una
declaración escrita de desacuerdo. El Fondo tiene la opción de
refutar su solicitud. Tiene derecho a solicitar que su solicitud
original, nuestra denegación y su declaración de desacuerdo se
incluyan con cualquier divulgación futura de su información.
Copias, preguntas o quejas adicionales
Solicitudes de copias y preguntas adicionales sobre privacidad
y derechos individuales:
•
Puede solicitar una copia de este aviso en cualquier
momento.
•
Puede solicitar información más detallada sobre sus
derechos y protecciones de privacidad o aprender
cómo ejercer esos derechos individuales como se
describe en este aviso.
•
Puede solicitar una copia de este aviso traducido a otro
idioma.
•
Si recibió este aviso electrónicamente, puede solicitar
una copia impresa.
Póngase en contacto con Member Services o escríbanos a la
siguiente dirección:
Building Service 32BJ Health Fund
25 West 18th Street
New York, NY 10011-4676
Attn: Member Services
1-800-551-3225
Solicitudes/quejas:
Para solicitar un registro de las
divulgaciones, restringir el uso o la divulgación de su información
médica, solicitar una modificación en su información médica,
solicitar acceso a su información médica o copias de ella o
solicitar comunicación confidencial, o si cree que el Fondo ha
violado su derecho a la privacidad, escriba a nuestro Oficial de
Privacidad a la siguiente dirección:
Building Service 32BJ Health Fund
25 West 18th Street
New York, NY 10011-4676
Attn: Oficial de Privacidad
1-800-551-3225
También puede presentar una queja ante el Secretario del
Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. si
cree que se han violado sus derechos de privacidad. Las quejas
presentadas directamente ante el Secretario deben: (1) ser por
escrito; (2) contener el nombre de la entidad contra la cual se
presenta la queja; (3) describir el problema relevante; y (4)
presentarse dentro de los 180 días a partir del momento en que
usted tomó o debería haber tomado conocimiento del problema.
Le proporcionaremos esta dirección si la solicita. No tomaremos
represalias de ningún tipo si decide presentar una queja ante
nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos
de los EE. UU. Apoyamos su derecho a la privacidad de su
información médica.